Апостиль – це спеціальний штамп, який ставиться на офіційний документ, виданий в одній країні, підтверджуючи цим його автентичність. Після проставляння штампу Апостиль, документ набуває повної юридичної сили в іншій країні.

       Апостиль ставиться наступними офіційними органами: Міністерство юстиції України (Мінюст), Міністерство Закордонних Справ України (МЗС), Міністерство освіти України.

        Вибір інстанції для проставляння апостиля залежить від документа, що подається Вами. Вартість апостиля та легалізації варіюється в залежності від інстанції, документа та країни, для якої подається документ. 

Існують випадки, коли при оформленні документа для певних країн, потрібне проставляння на ньому подвійного апостиля. Це означає, що перший апостиль ставиться на оригінал або на нотаріально засвідчену копію документа, після чого виконується нотаріально засвідчений переклад; при цьому другий апостиль проставляється на засвідчений нотаріусом переклад.

Країни, які вимагають подвійний апостиль: Австрія, Бельгія, Франція, Великобританія, Португалія, Швейцарія, Нідерланди, Італія.

Апостиль не проставляється на оригіналах або копіях паспортів, трудових книжок, військових квитків, дозволів на носіння зброї, технічних паспортів на автомобіль, посвідчень особи та інших документах. Також не можна легалізувати документи, які мають відношення до комерційних, фінансових або митних дій.

1. Міністерство юстиції України – від 1 до 5 робочих днів.

2. Міністерство закордонних справ України – від 2 до 5 робочих днів; до 20 робочих днів у разі потреби отримання додаткової інформації за запитом до установи, яка видала документ.

3. Міністерство освіти України – від 10 до 40 робочих днів, залежно від зразка документа та терміновості подачі.

З 22 грудня 2003 року в Україні діє Гаазька конвенція, яка відмінила вимогу консульської легалізації іноземних документів, що діяла з 1961 року. Новий порядок застосовується по відношенню до країн-учасниць Гаазької конвенції з боку України. Це правило спростило процедуру проставляння апостиля. Однак, для того, щоб документи, видані в Україні мали законну силу в Італії, необхідна процедура консульської легалізації.

Є перелік країн, для яких спрощена схема легалізації шляхом проставляння апостиля не діє. Для таких країн належить і Італія. У цьому випадку необхідна легалізація через консульство.

          Етапи консульської легалізації документів:

• проставляння печатки Міністерства юстиції України;

• проставляння печатки Міністерства закордонних справ України;

• нотаріальний переклад;

• проставляння печатки консульства (посольства) необхідної країни.

    Консульський департамент не проставляє печатку легалізації на документах, які складені на території іноземних держав. Документи подібного типу легалізуються в консульстві України, яке знаходиться в країні видачі документів.

    Для подачі документів від імені замовника на легалізацію необхідна довіреність, оформлена у нотаріуса на одного із співробітників нашого центру. Інакше, документи не приймуть у вищезгаданих інстанціях.  Якщо власник документа знаходиться в іншій країні, то довіреність можна оформити безпосередньо в консульстві України в цій країні.

  При легалізації дипломів про освіту, печатка легалізації проставляється на нотаріально завіреній копії документів. Основна вимога – надати архівну довідку з учбового закладу.

     Якщо легалізація ставиться на документи, видані управліннями РАЦС, то необхідно надати новий зразок. У випадку якщо в країні видачі приймають старий зразок документа, то легалізація проставляється на його нотаріально завіреній копії.

Переклад, що виконується акредитованим перекладачем, завжди засвідчується печаткою відповідного консульства. У такому разі, печатка посольства засвідчує підпис акредитованого перекладача. Такий переклад і засвідчення печаткою консульства потрібні для того, щоб Ваш документ, виданий на території України, вважався легітимним для вищезгаданих країн.

        При оформленні і підготовці документів для використання в іншій державі, спочатку необхідно поставити на оригінал документа або на його нотаріальну копію штамп апостиль. Тільки легалізований документ шляхом проставляння апостиля може бути прийнятий акредитованим перекладачем для подальшого перекладу і засвідчення печаткою посольства.